Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

SocialNow, Amstelstraat 43G, 1017 DA Amsterdam, KVK 90877179, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers en accounthouders. Voor de gegevens die een accounthouder zelf in zijn werkruimte zet (zijn eigen klanten, contacten, orders en teamleden) is de accounthouder verantwoordelijke en is SocialNow verwerker; daarvoor geldt artikel 12.

Vragen, verzoeken en klachten over privacy: info@socialnow.nl. Wij reageren binnen een maand.

2. Welke gegevens wij verwerken

Op de website verwerken wij alleen wat je zelf achterlaat:

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer bij contact via het formulier, e-mail of WhatsApp
• Naam, e-mailadres, land en (als je dat invult) telefoonnummer als je via de welkomstmelding naar de demo gaat, zodat wij later contact met je kunnen opnemen over SocialNow
• Bedrijfsnaam en projectinformatie bij een aanvraag of offerte
• De inhoud van je bericht

In SocialNow OS verwerken wij daarnaast:

• Je account: naam, e-mailadres, profielfoto en de manier waarop je inlogt (Google, e-mailcode, inloglink of wachtwoord); je wachtwoord zelf zien wij nooit
• Je werkruimte: bedrijfsnaam, sector, website, branding (logo, kleuren, lettertypen, tone of voice) en alle gegevens die je zelf invult
• Teamleden: e-mailadres, naam en rol van de mensen die je uitnodigt
• Wat je in het OS maakt: uitingen, teksten, beelden, documenten, campagnes en de chatgesprekken met Milo
• Betalingen: het aangekochte tegoed en de betaalstatus; kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe en bereiken ons nooit
• Gebruiksgegevens: welke onderdelen je gebruikt, wat je aan het OS vraagt, foutmeldingen en hoe de tools presteren voor je werkruimte
• Technische gegevens: IP-adres, browser en tijdstip, alleen voor beveiliging, rate-limiting en foutopsporing
• Je taalkeuze en je akkoord op de voorwaarden (versie en tijdstip)

Gegevens uit bronnen die je zelf koppelt, uitsluitend voor je eigen werkruimte:

• Odoo: klanten, contacten, leads, orders, facturen en producten, zoals je Odoo-omgeving ze levert
• Meta (Facebook en Instagram): pagina- en advertentiegegevens, statistieken en de berichten die je via het OS plaatst
• Google (Ads, Analytics, Business Profile): campagnestatistieken en accountgegevens
• De sleutels en tokens die je daarvoor invoert worden versleuteld bewaard en nooit meer getoond

3. Waarvoor en op welke grondslag

Wij gebruiken gegevens alleen voor deze doelen, elk met een grondslag uit artikel 6 AVG:

• Je vraag of aanvraag beantwoorden en een offerte maken: uitvoering van (het aangaan van) een overeenkomst
• Het OS voor jou laten werken: inloggen, je werkruimte tonen, content en documenten maken, gekoppelde bronnen lezen: uitvoering van de overeenkomst
• Factureren en betalingen verwerken: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (bewaarplicht Belastingdienst)
• Beveiliging, misbruik voorkomen en fouten oplossen: gerechtvaardigd belang
• Vrijwillige gebruiksmeting en afzonderlijke gemaskeerde schermopnames voor productverbetering (artikel 4): toestemming
• Je informeren over wijzigingen in het OS, de voorwaarden of dit beleid: uitvoering van de overeenkomst
• Marketing aan bestaande klanten over vergelijkbare diensten: gerechtvaardigd belang, met altijd een afmeldmogelijkheid

4. Gebruiksmeting, opnames en ondersteuning

Een account aanmaken geeft ons geen algemene toestemming om je bedrijfsinhoud voor eigen productontwikkeling te gebruiken. Noodzakelijke beveiliging en ondersteuning baseren wij op de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang. Beheertoegang is beperkt tot bevoegde personen en wordt gelogd.

Vrijwillige gebruiksmeting met PostHog in de EU start pas na jouw toestemming. We verzamelen een pseudoniem, een werkruimtekenmerk, schermroutes en vooraf bepaalde gebeurtenissen. E-mailadressen, vrije zoektermen, prompts, klantnamen en documenten horen niet in deze meting. Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens.

Gemaskeerde schermopnames hebben een afzonderlijke, standaard uitgeschakelde keuze. Tekst, invoervelden en media worden afgeschermd. Account-, CRM-, betaal- en beheerschermen worden niet opgenomen; chatinhoud wordt afgeschermd. Er wordt geen geluid, camera of volledig apparaatbeeld opgenomen. Nieuwe opnames worden 30 dagen bewaard. Gewone gebruiksgebeurtenissen blijven op ons huidige PostHog-plan maximaal één jaar beschikbaar, zodat wij ook seizoensverschillen kunnen vergelijken.

Beide keuzes kun je onder Account intrekken zonder functies te verliezen. Daarmee stoppen nieuwe metingen en opnames. Intrekken verwijdert bestaande gegevens niet automatisch; daarvoor kun je een verzoek indienen via info@socialnow.nl. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties van derden en delen ze niet met andere klanten.

Gebruik van bedrijfsinhoud voor een aanvullend eigen doel vraagt een afzonderlijke beoordeling en grondslag. Het akkoord op de voorwaarden vervangt die niet.

5. Wie ons helpt (verwerkers)

Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst of de standaardvoorwaarden van de leverancier die aan de AVG voldoen:

• Google Firebase (Google Ireland Ltd): inloggen met Google, e-mailcode of inloglink; accountgegevens
• Vercel Inc.: hosting van het OS en de API, en opslag van je werkruimte (Vercel Blob, regio EU waar mogelijk)
• PostHog Inc.: vrijwillige gebruiksmeting en afzonderlijk toegestane gemaskeerde schermopnames (dataregio EU)
• Hostinger: het versturen van e-mail vanaf info@socialnow.nl, zoals inlogcodes, uitnodigingen en meldingen
• Stripe Payments Europe Ltd: betalingen voor tegoed; Stripe is voor kaartgegevens zelfstandig verantwoordelijke
• GitHub Inc.: hosting van socialnow.nl (GitHub Pages)
• AI-leveranciers (artikel 6) voor het maken van teksten en beelden op jouw verzoek

6. Kunstmatige intelligentie

Het OS maakt teksten, beelden en analyses met taal- en beeldmodellen. Daarvoor sturen wij de gegevens die nodig zijn voor jouw verzoek (je verhaal, je branding, de relevante cijfers) naar een modelleverancier. Wij gebruiken op dit moment Google (Gemini, via Google Cloud Vertex AI of de Gemini API) en, afhankelijk van de gekozen renderoptie, Higgsfield of OpenAI voor beeld.

Deze leveranciers verwerken de gegevens alleen om het antwoord te maken. Wij kiezen contract- en instellingen waarbij jouw invoer niet wordt gebruikt om hun modellen te trainen. Antwoorden van een model kunnen fouten bevatten; controleer wat je publiceert.

Milo, de assistent in het OS, ziet alleen de gegevens van je eigen werkruimte en de gegevens die je zelf in het gesprek deelt.

7. Doorgifte buiten de EU

Een aantal leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens (Vercel, GitHub, Stripe, Google, OpenAI). Doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework waar de leverancier daarbij is aangesloten, en anders op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen. Wij kiezen waar mogelijk voor opslag en verwerking in de EU.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Contactgegevens van een aanvraag zonder opdracht: maximaal twee jaar na het laatste contact
• Gegevens uit de demo-aanmelding: maximaal twee jaar, of korter als je vraagt ze te wissen
• Account- en werkruimtegegevens: zolang je account bestaat; na verwijdering binnen dertig dagen gewist uit de actieve systemen en binnen negentig dagen uit back-ups
• Gegevens uit gekoppelde bronnen: alleen zolang de koppeling bestaat; ontkoppelen wist de gekopieerde gegevens en de sleutel
• Chatgesprekken met Milo en gemaakte uitingen: zolang je account bestaat, tenzij je ze zelf eerder verwijdert
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar (fiscale bewaarplicht)
• Technische logs (IP-adres, foutmeldingen): maximaal dertig dagen
• Je akkoord op de voorwaarden: zolang je account bestaat, plus de wettelijke verjaringstermijn

9. Cookies en lokale opslag

Socialnow.nl plaatst geen trackingcookies en gebruikt geen analytics. Wij onthouden in je browser (localStorage) alleen dat je de melding over de voorwaarden hebt gezien, en in cookies op socialnow.nl welke taal en welk land je koos en of je toestemming gaf voor meten in het OS.

SocialNow OS gebruikt functionele cookies en opslag, en meet alleen gebruik als jij daar toestemming voor geeft:

• __session: houdt bij dat je bent ingelogd (55 minuten, of 30 dagen als je 'ingelogd blijven' aanvinkt)
• sn-taal en sn-land: je taal- en landkeuze (een jaar)
• sn-meten en sn-replay-v1: afzonderlijke keuzes voor meting en opname (180 dagen in de app); je wijzigt dit onder Account
• Alleen met jouw toestemming: PostHog (EU) meet welke onderdelen je gebruikt, gekoppeld aan een pseudoniem en werkruimtekenmerk, om het OS te verbeteren. Zonder toestemming laadt PostHog niet
• Firebase-opslag in je browser voor het inloggen en het onthouden van je inloglink-adres
• Lokale opslag voor voorkeuren zoals je gekozen thema, en voor concepten die nog niet zijn opgeslagen

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Alle verbindingen lopen via https; de API accepteert alleen verzoeken vanuit de app zelf
• Sleutels en tokens van gekoppelde bronnen worden versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond; alleen de server kan ze gebruiken
• Wachtwoorden worden beheerd door Google Firebase en zijn voor ons niet leesbaar; inlogcodes werken één keer en vervallen na vijftien minuten
• Elke werkruimte is strikt gescheiden; de code die opslag benadert kan alleen bij de eigen werkruimte
• Rate-limiting op inloggen en API-verzoeken, en logging van beheerhandelingen
• Toegang van het SocialNow-team is beperkt tot wat nodig is en wordt gelogd
• Bij een datalek dat risico oplevert melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen

11. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht op:

• Inzage in je gegevens en een kopie daarvan
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering ('recht op vergetelheid')
• Beperking van de verwerking
• Overdracht van je gegevens in een gangbaar bestandsformaat (dataportabiliteit)
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, waaronder noodzakelijke beveiliging en marketing
• Intrekken van gegeven toestemming, zonder gevolgen voor wat daarvoor is verwerkt

In het OS zie je onder Account welke gegevens wij over je hebben, kun je je naam en taal wijzigen, je koppelingen verbreken en je account met werkruimten verwijderen. Voor al het andere mail je info@socialnow.nl; wij kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Als jij verantwoordelijke bent: jouw klanten in het OS

Zet je gegevens van je eigen klanten, leads of teamleden in het OS, of koppel je Odoo, Meta of Google, dan ben jij daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt SocialNow die gegevens in jouw opdracht. Tot 19 september 2026 stond hier een samenvatting die zichzelf verwerkersovereenkomst noemde. Vijf opsommingstekens zijn geen overeenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG; die bepaling eist een vaste lijst onderwerpen die daar niet in stond. Er is nu een volledige verwerkersovereenkomst op socialnow.nl/verwerkersovereenkomst, met de instructiebinding, de subverwerkers, de beveiligingsmaatregelen, de doorgifte, de audit en wat er bij het einde met je gegevens gebeurt. Die geldt, en hieronder staat waar het op neerkomt:

• Wij verwerken deze gegevens alleen om het OS voor jou te laten werken en volgens jouw instructies via het OS
• Wij schakelen alleen de verwerkers uit artikel 5 en 6 in en informeren je op deze pagina over wijzigingen; je kunt daartegen bezwaar maken door je account te beëindigen
• Wij nemen de maatregelen uit artikel 10, helpen je bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, en melden een datalek dat jouw gegevens raakt zonder onnodige vertraging
• Bij het einde van je account wissen wij de gegevens volgens artikel 8, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren
• Jij zorgt dat je een grondslag hebt om deze gegevens aan ons te geven en informeert je eigen klanten waar nodig

13. Kinderen

SocialNow OS is bedoeld voor bedrijven. Wij richten ons niet op personen jonger dan 16 jaar en verwerken hun gegevens niet bewust. Merken wij dat toch, dan wissen wij ze.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Het OS doet suggesties en maakt concepten, maar neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor jou zonder menselijke tussenkomst. Publiceren, versturen en betalen gebeurt alleen op jouw uitdrukkelijke actie.

15. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid wijzigen, bijvoorbeeld bij een nieuwe functie of leverancier. De actuele versie staat altijd op socialnow.nl/privacy met de datum bovenaan. Bij een wijziging die je rechten raakt vragen wij in het OS opnieuw om akkoord en informeren wij accounthouders per e-mail.

16. Buiten de EU: het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en de Verenigde Staten

SocialNow is in Nederland gevestigd en werkt met klanten en bezoekers uit meer landen. Waar een ander regime van toepassing is, geldt het volgende naast de rest van dit beleid.

Verenigd Koninkrijk: ben je in het VK gevestigd, dan geldt de UK GDPR en de Data Protection Act 2018. Je rechten zijn dezelfde als hierboven. Een klacht dien je in bij de Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Doorgifte vanuit het VK naar ons berust op het adequaatheidsbesluit van het VK voor de EER; verlaat een gegeven daarna alsnog de EER, dan geldt de UK International Data Transfer Addendum bij de standaardcontractbepalingen.

Zwitserland: ben je in Zwitserland gevestigd, dan geldt het Bundesgesetz über den Datenschutz. Je rechten zijn gelijkwaardig; je klacht gaat naar de Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (edoeb.admin.ch).

Verenigde Staten, Californië: ben je inwoner van Californië, dan geeft de CCPA zoals gewijzigd door de CPRA je een aantal rechten die wij hieronder uitdrukkelijk bevestigen.

• Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor cross-context gedragsreclame. Wij hebben dat nooit gedaan en zijn het niet van plan; daarom staat er op onze site ook geen 'Do Not Sell or Share'-knop, want er is niets om uit te zetten
• Recht te weten welke categorieën persoonsgegevens wij verzamelen, waarvandaan, waarvoor en met wie wij ze delen: dat staat in artikel 2, 3 en 5
• Recht op een kopie van de specifieke gegevens die wij over je hebben
• Recht op verwijdering, en recht op correctie van onjuiste gegevens
• Recht om het gebruik van gevoelige persoonsgegevens te beperken: wij verzamelen geen gevoelige categorieën in de zin van de CPRA
• Recht om niet gediscrimineerd te worden omdat je een van deze rechten gebruikt: wij bieden geen andere prijs of een mindere dienst aan wie een verzoek doet
• Een gemachtigde mag namens jou een verzoek doen; wij vragen dan om bewijs van die machtiging
• Verzoeken: info@socialnow.nl. Wij bevestigen binnen tien werkdagen en antwoorden binnen 45 dagen, met een verlenging van 45 dagen als dat nodig is

17. Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan, mail dan eerst info@socialnow.nl. Wij antwoorden binnen tien werkdagen met een mens, niet met een formulier.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je altijd naar een toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl, 088 - 1805 250). Woon je in een andere EU-lidstaat, dan mag je ook bij de toezichthouder van jouw eigen land terecht; die is even bevoegd. Buiten de EU: zie artikel 16.